會(huì)展公司業(yè)務(wù)流程具體分幾個(gè)階段

發(fā)布時(shí)間：2019-04-01 05:31:12 瀏覽：2955

企業(yè)要舉辦會(huì)展，需要會(huì)展公司的精心安排，作為會(huì)展公司的業(yè)務(wù)人員，了解業(yè)務(wù)流程有多重要。那么展覽公司的展臺(tái)搭建業(yè)務(wù)流程是什么呢？讓我們?cè)敿?xì)介紹一下。一，項(xiàng)目聯(lián)系人階段1，獲取展會(huì)客戶信息：以下渠道可以幫助獲得初步的客戶信息。上一屆展會(huì)的出版物通常包含平面圖（無論展臺(tái)是否屬于特殊服裝，展臺(tái)面積在36平方米以上，需要特殊安排）、參展商的聯(lián)系方式和簡(jiǎn)要介紹（部分展會(huì)還將在其上注明公司展會(huì)負(fù)責(zé)人的姓名）。期刊資料可與現(xiàn)場(chǎng)照片進(jìn)行比較，重要展覽可拍照存檔（數(shù)碼照片統(tǒng)一存儲(chǔ)路徑電腦備份，照片紙打印編號(hào)存檔，方便存取）。展會(huì)專設(shè)網(wǎng)站比較有規(guī)模的展會(huì)基本上建有專門的網(wǎng)頁，一般有對(duì)下屆展會(huì)的宣傳和以往展覽的回顧。有些不僅會(huì)列出上屆的展商，為顯示其展會(huì)效益，網(wǎng)上還會(huì)上傳一些布置美觀的展位照片。行業(yè)資訊媒體行業(yè)資訊媒體比較熟悉行業(yè)的展會(huì)和廠商，有一些采訪類欄目，類似展會(huì)快報(bào)的性質(zhì)，里面有參展商市場(chǎng)宣傳方面的負(fù)責(zé)人信息。正在服務(wù)客戶的參展商手冊(cè)和平面圖如果在每次展會(huì)上有已經(jīng)在服務(wù)的客戶參展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖(在為新客戶服務(wù)時(shí)也要盡可能獲得所有展商的平面圖)。上面有最新的參展商，該屆展會(huì)的特裝客戶可以一目了然。2、上門拜訪客戶:會(huì)展行業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在于它的客戶基本是確定的，只是客戶需要選擇不同的供應(yīng)商而已。很多客戶會(huì)進(jìn)行邀稿競(jìng)標(biāo)，這些是很多展覽公司都可以進(jìn)入的，有些供應(yīng)商關(guān)系已經(jīng)固定的客戶需要通過其他機(jī)會(huì)再進(jìn)入。很多時(shí)候，確實(shí)要參展的特裝客戶是需要展覽服務(wù)的，可以進(jìn)行登門拜訪的。通過與客戶的交談，詳細(xì)了解客戶的意圖，明確客戶希望展示的主題，偏愛色調(diào)，是否開辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備等。有些客戶會(huì)提供他們的公司介紹給展覽公司，但即便有對(duì)方的公司介紹，通過交流，業(yè)務(wù)人員需要得知其以往的展臺(tái)搭建情況，特別是為什么會(huì)放棄原有的合作關(guān)系，有哪些地方是不滿意的。有些客戶通常邀請(qǐng)很多家比稿，但最后選中的方案是幾個(gè)方案的集合，對(duì)于這種客戶事先很難分辨。也有個(gè)別客戶已經(jīng)有了搭建商，只是為了形式，或是為了通過比稿得到一份現(xiàn)成的設(shè)計(jì)圖，最后自己另外找人做。目前會(huì)展行業(yè)比較混亂，該種情況希望可以通過與客戶交流能夠提前得以發(fā)覺。3、取得客戶參展相關(guān)資料：如果得到客戶的認(rèn)可，同意為其展覽提供策劃設(shè)計(jì)，通常需要得到客戶的以下資料——展館平面圖、展位面積、展商手冊(cè)、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標(biāo)準(zhǔn)司標(biāo)、客戶標(biāo)準(zhǔn)字體、客戶標(biāo)準(zhǔn)色標(biāo)、參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重點(diǎn)參展產(chǎn)品、展位制作預(yù)算。通常不管是何種情況，客戶都會(huì)提供設(shè)計(jì)本身需要的資料，但對(duì)于展覽服務(wù)公司來說，獲得客戶的費(fèi)用運(yùn)算是最關(guān)鍵的，在投標(biāo)比稿中尤為重要。有些客戶會(huì)給一個(gè)大概的范圍，但有些客戶不愿透露，甚至本身也沒有事先有預(yù)算。我們可以收集該客戶的以往同行業(yè)展位照進(jìn)行比較，或者把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其大致費(fèi)用，請(qǐng)其選擇參考。客戶一般會(huì)選擇風(fēng)格和價(jià)格都比較接近的展臺(tái)圖。參展商手冊(cè)和客戶要求關(guān)系到設(shè)計(jì)師的方案是否能夠達(dá)到入圍中標(biāo)，應(yīng)該盡可能齊全地從客戶那邊獲得。展商手冊(cè)涉及到了展館的技術(shù)參數(shù)和規(guī)則要求等。客戶要求可從以下幾個(gè)方面明確：展位結(jié)構(gòu)、展位材質(zhì)要求、色彩要求、設(shè)計(jì)重點(diǎn)、照明要求、展板數(shù)量、展位高度等。4. 明確設(shè)計(jì)圖交付日期，制定工作計(jì)劃：同客戶明確首稿的交付時(shí)間和要求，會(huì)同設(shè)計(jì)師進(jìn)行安排。對(duì)于大的項(xiàng)目，應(yīng)該制定一份工作時(shí)間明細(xì)表，有需要可以提交給客戶。
二、簽約階段1. 同客戶確定工程價(jià)格在報(bào)價(jià)確定價(jià)格時(shí)，一定要保證所有的材料和特別要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶確認(rèn)而現(xiàn)場(chǎng)無法達(dá)到要求的話，將造成不好影響。2. 明確同客戶的相互配合要求展館現(xiàn)場(chǎng)搭建的時(shí)間一般都比較緊張，只有2-3天的安排，這其中還有客戶的展覽產(chǎn)品需要布置，有時(shí)涉及到需要提前申報(bào)的事宜，應(yīng)同客戶協(xié)調(diào)好雙方負(fù)責(zé)的范圍。3. 簽定合同
三、設(shè)計(jì)階段1. 向設(shè)計(jì)師轉(zhuǎn)交客戶設(shè)計(jì)要求并隨時(shí)與客戶進(jìn)行展位設(shè)計(jì)的相關(guān)溝通交流。為形成設(shè)計(jì)部的統(tǒng)一安排，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該把與客戶在項(xiàng)目接洽中獲得的客戶設(shè)計(jì)要求和可能需要的需求風(fēng)格，填寫設(shè)計(jì)明細(xì)表，轉(zhuǎn)交設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)人。在設(shè)計(jì)師出圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客戶的隨時(shí)聯(lián)系，把握其可能的變化。如果有必要，應(yīng)該把設(shè)計(jì)師介紹給客戶，讓雙方可以有直接聯(lián)系。對(duì)于需要親自去考察測(cè)量的場(chǎng)地，可以由業(yè)務(wù)人員或者設(shè)計(jì)師安排去現(xiàn)場(chǎng)。設(shè)計(jì)師應(yīng)注意同工程施工人員保持聯(lián)系，了解最新的展示材料，避免設(shè)計(jì)采用的材料陳舊或者有些設(shè)計(jì)無法實(shí)地施工。
2. 向客戶交付設(shè)計(jì)初稿、設(shè)計(jì)說明、工程報(bào)價(jià)。展臺(tái)初稿定下以后，會(huì)同供應(yīng)商得到成本價(jià)，制作明晰的報(bào)價(jià)單。一般展臺(tái)設(shè)計(jì)的報(bào)價(jià)有一個(gè)比較細(xì)分的順序，既是為了方便具體列項(xiàng)也有助讓客戶明了并樂于接受，往往按照設(shè)計(jì)圖從天到地或者從外到里按順序羅列，防止漏掉項(xiàng)目。在報(bào)價(jià)中要對(duì)材料、顏色、形狀及尺寸進(jìn)行盡可能完整的描述。一份完整的報(bào)價(jià)就是一份詳細(xì)的工單，便于把握施工成本核算及施工的準(zhǔn)確性。展覽設(shè)計(jì)承建中，有一部分費(fèi)用是可以由客戶自己向展館支付的，但往往實(shí)踐中都是展覽公司代交，應(yīng)在報(bào)價(jià)中注明，比如電箱申請(qǐng)、場(chǎng)地管理費(fèi)等。有些客戶要求在提交設(shè)計(jì)圖時(shí)同時(shí)附上設(shè)計(jì)說明，但有些要求比較簡(jiǎn)單，只要看到實(shí)際的效果圖就可以;一些形成規(guī)模的企業(yè)比較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求設(shè)計(jì)圖附有說明，但從正規(guī)化考慮，應(yīng)該提倡設(shè)計(jì)師寫設(shè)計(jì)說明。一般可以就展位風(fēng)格、材質(zhì)說明、展位功能、色彩說明、照明說明、設(shè)計(jì)重點(diǎn)等幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。交圖時(shí)，可以安排設(shè)計(jì)師一起同客戶見面，讓設(shè)計(jì)師向客戶說圖，解釋該方案的賣點(diǎn)和最大的與眾不同。
3. 研究客戶反饋意見并進(jìn)行再次修改客戶如果是多家比稿的話，就會(huì)有一番篩選。如果要求我們繼續(xù)修改，那么應(yīng)仔細(xì)了解其真實(shí)意圖。有些客戶經(jīng)過第一次接觸后，即便是原來對(duì)展覽陌生的要說出個(gè)一二來。應(yīng)仔細(xì)同其溝通。如果客戶要求重新以不同風(fēng)格再次出圖，應(yīng)該綜合具體情況。

4. 交付最終設(shè)計(jì)圖紙和工程報(bào)價(jià)，展覽公司的業(yè)務(wù)流程是展覽公司全體員工的必備條件。展覽前服務(wù)和展覽后服務(wù)同樣重要。只要我們?yōu)榭蛻舾冻龈嗟呐Γ覀円欢〞?huì)在下一個(gè)服務(wù)中獲得優(yōu)勢(shì)。